note 白紙から書類ができるまで

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今回は
白紙から書類ができるまで
ということをお伝えいたします。
7分33秒の音声です。
音声と文章どちらでもお好きな方をどうぞ。

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**文章はここからです***
私は愛されています。
大きな愛で包まれています。

失敗しても
ご迷惑をお掛けしても
どんな時でも愛されています。

私は落ち込むことがしょっちゅうです。
人をねたむ時もあります。
いつも意気地なしです。

良い時も悪い時も。
でもそれが私。

私は私のすべてを受容します。
私は自分が大好きです。

夫の急逝で私たち親子は
いろいろな壁にぶつかりながら
日々成長しています。

3人の娘たちが愛おしい。
あなた、私たちは大丈夫。

ありがとう
あなた。

おはようございます。
山田ゆりです。

今回は、
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白紙から書類ができるまで
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ということをお伝えいたします。

私の勤務先で、
今般の新型コロナウイルス感染拡大予防に
関する緊急会議が
12:30から行われることになった。

事務統括は取締役・執行役員へ
召集の連絡をした。
私は社長から書類作成の指示をいただいた。

社長がある程度の対応策を提示し
それに対して取締役・執行役員から
案を出してもらうことになった。

その会議までに私は
社長が今お考えのことを
書面化しなければいけない。

タイムリミットは12:30。
あと50分しかない。

社長の指示内容のメモを見ながらPCに向かう。
お話を聞いていた時、
あるイメージが浮かんだが、いざ、
実際に作ろうとすると手が止まった。

この言葉はここで。
ここにチェックマークを入れるところを作って・・・。

あれ?あと、どんな言葉が必要か。
上手い言葉が出てこない。
どうしよう。もう時間が無い。

ふとPCから目を外して周りを見たら
皆さん、お昼ごはんを食べていた。

私の勤務先には休憩室がないので
自分の机で食事をする。

どうしよう。
どんな形に作ったらいいのか。

一旦、何か口に入れようか。
でも12:30まであとわずか。
私は焦っていた。

マグカップのお茶をガブリと飲んだ。

そうだ。
イメージは後回しだ。

最初から綺麗に作ろうとするから
伝えようとすることが出てこない。

まずは伝えたいことを
箇条書きでも殴り書きでも、
とにかく出す。
ですます調も関係ない。

思いつく言葉をただPCに打つ。
それが大事だ。

体裁を考えながらアイディアを出すと
ポンポンポンと出るはずのものが
ポンポン、あれ?となる。

出てくるアイディアをジャッジしない。
そのまま出す。

重役たちの集まりがあるから私は
良いところを見せたいという欲が
沸いてきて基本を見失っていた。

大丈夫だ。自分ならできる。
時間はまだある。

必要な単語や文章が
ある程度出尽くした。

取締役や執行役員たちが
ぞろぞろ集まってきて
事務所内の空気が変わった。

いつもだったら皆さまに挨拶をするのだが
私は挨拶もせず、
とにかくPCを打ち続けた。

そこから文章を組み立てていく。

これは上にやって、こっちは真ん中に。
ここの個所は黒をバックにして白文字で。

そこは枠組みをして、
ここにはチェックマークの□を入れる。
どんどん体裁を整えていく。

会議開始5分前に粗削りの書類ができた。

複合機から出てくる用紙を
引っ張るようにして取り出し
社長室のドアをノックした。

「すみません、お待たせいたしました。
とりあえずの書類ができました。
これをもとに皆様からのご意見をお聞きして
ブラッシュアップしたいと思います。」

そう申し上げながら
社長に書類をお渡しした。

社長が書類に目を通した。
ダメ出しがあるかも。
直せと言われたらすぐに直す自信はあった。

「うん、まずはこの書類を皆に見せて
不足な点や、修正点を皆さんから聞こう。

では、この上に「案」と書いてくれ。」
と社長がおっしゃった。

「案」と書かれた書類を人数分コピーし
事務統括と私も会議に出席し
新型コロナウイルス感染拡大予防策が
話し合われた。

会議後、たくさんの加筆修正を繰り返し
レイアウトを整えて書類が完成した。

会議に臨んだ時の書類は
自分がその時できるベストを尽くした作品。

そして、完成した書類は
更に思考を集中させてできた作品。

2つを比べてみる。
ビフォーアフター。

完成品はやはり良い出来だ。
社長にお見せする前に
直属の上長である事務統括にお見せしたら
「さすがゆりさん。凄い。」
とおっしゃってくださった。

書類を作るという仕事は
まっさならモノから始めるという事。

何を書くのか。
何を言いたいのか。
思いつくことをとにかく書き出す。

その際、この表現はこうした方が良いなど
体裁を気にしながら書くと
書く内容が上手く出てこなくなる。

だから、最初は言葉をジャッジしない。
思いつく言葉をただただ書き出す。

言葉が出尽くしたら体裁を整えていく。
ゼロから何かを作り上げる。
仕事でいつもその経験をしている。

だから事務の仕事はおもしろい。

今回は、
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白紙から書類ができるまで
=============
ということをお伝えいたしました。

本日も、最後までお聴きくださり
ありがとうございました。

ちょっとした勇気が世界を変えます。
今日も素敵な一日にしましょう。

山田ゆりでした。

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